Hur man skriver en handover rapport

Hur man skriver en handover rapport


Handover rapporter används i en mängd olika områden och omfattar en rad olika situationer. De är ett grundläggande verktyg som används av en anställd i en viss position för att informera den inkommande eller ersättning anställd av vad som skett och vad som behöver hända i framtiden för att säkerställa en smidig anställd övergång i överlämnandet av ett jobb. Det kan omfatta ett skift byta till nästa, eller det kan vara en rapport för en inkommande utbytes anställd. Rapporten bör betraktas som en guide för ersättningstexten, och beroende på jobbet och skyldigheter, kommer en handover rapport innehåller uppgifter om den specifika läge. Det är viktigt att komma ihåg dina mål, arbetsuppgifter, och all information din efterträdare kommer att behöva för att slutföra jobbet på ett kompetent sätt. Den idealiska överlämnandet rapporten kommer att se till att inga onödiga och oförutsedda problem uppstår i övergången.

Instruktioner

1 Gör en grundlig lista över all den information som inkommande anställd behöver veta. Tänk på vad du gör på en daglig basis, saker du gör varje vecka, månad eller år. Inkludera annat än dina grundläggande ansvar och skyldigheter informations; kontakter, protokoll, befäls lösenord, nycklar, viktiga datum, utbildningar och andra jobb specifik information. Försök inte att göra detta på en gång. Ge dig själv tid att minnas allt som behöver ingå.

2 Bryt du lista ned av prioriteringar, frekvens, typ av information och sekvens. Lista pågående projekt, datum eller tider de började, hur du vill att de ska gå vidare, och en slutdatum eller tid. Omfatta alla aspekter av projektet som ersättare behöver veta.

3 Organisera informationen på ett sätt som är lämpligt för positionen. För en skiftbyte överlämning rapport, börja med vad inleddes på skift och måste kompletteras av nästa. Inkludera slutförda uppgifter så att inkommande skift inte kopiera dina uppgifter. Lista informationen din ersättare kommer att behöva veta innan de kan börja, för ett jobb överlämning rapport. Fortsätt listan baseras på relevans och sekvens.

4 Gör en detaljerad karta och förteckning över placeringen av arbets särskilda dokument och föremål för din ersättare. De ska inte behöva leta längre än din rapport för att hitta platser för alla former, varor eller nycklar.

5 Skriv en sammanfattning av målen för positionen, din och företagets, så ersättnings vet var de ska börja och var de ska sluta. Inkludera tidigare prestationer och beskriver hur du uppnått dessa prestationer. Detta kommer att ge din ersättare verktyg för att fortsätta vad du började utan ett avbrott i flödet av processen och ökar sannolikheten för ett lyckat resultat.

6 Skapa din rapport med ett kontor datorprogram. Använd en befintlig handover rapportmall eller skapa en egen baserat på specifika för jobbet. Gå över rapporten många gånger för att säkerställa ingenting har missats. Ge rapporten till en kollega att granska; de kan tänka på något du missade.