Mål för en verkställande sekreterare

Mål för en verkställande sekreterare


Huvudsyftet med en verkställande sekreterare är att ge utmärkt administrativt stöd till chefen och göra honom lysa klarare än solen på en varm dag i juli. Hur en vanlig dödlig uppnå detta konststycke? Genom att tänka som en chef och förutse hans behov. Vet de intrikata detaljerna i ditt företag, hantera alla de saker som din chef inte har tid att göra (delegera dem när det är möjligt), och aldrig låta din chef ser du svettas medan du gör allt detta.

Ger utmärkt administrativt stöd

Verkställande sekreterare är nyckeln kontaktperson chefens, och det är viktigt för dem att hålla verksamheten igång smidigt. De berättar chefen vad som händer i företaget på ett ögonblick varsel. Inte bara kommer de skriver och svara på telefoner, men de kan ha att sätta en budget tillsammans. Chefen är inte tillgängliga för alla och envar, och verkställande sekreterare håller vargarna borta. Om chefen inte är tillgänglig för ett möte, fyller verkställande sekreterare. Hon ska inte bara fylla det tomma sätet, men presentera information och ställa de rätta frågorna. Ett par bullar för att värma chefen "tom stol eller en vacker (eller snygg) ansikte är inte tillräckligt.

Know Your Company

Det finns ingen ursäkt för att inte veta hierarki av bolaget, som rapporterar till din chef, som rapporterar till chefen "underordnade, som de mellanchefer är, som de övriga direktionssekreterare är och vilka de övriga administrativa stöd människor är (ner till post kontorist). Vem som är vem och vad som är vad. Ja, du måste ha ett sinne som en stålfälla, behålla stora mängder information eller åtminstone ha den på ett kalkylblad och lättillgänglig. Vem som är en överlägsen arbetare, som är bra, som är mediokra och som borde ha varit borta igår. Din chef beror på att du ska veta vad han ibland är alltför upptagen för att ta reda på. Håll honom à jour med de senaste fakta, inte skvallra.

Gör din chef "jobb enklare

Komma med nya, innovativa idéer för att göra din chef "jobb lättare. När han frågar, "Vad tycker du om detta? Har du någon aning om vad vi bör göra åt det? Har ni funderat någonting?" han inte gör småprat. Han ber om din åsikt, rådgivning och input. Säg inte att du inte ens vet om du inte vet. Åtminstone säga, "Låt mig tänka på det och komma fram till något." Tänk på nya, smidigare, lättare och mer effektiva sätt att driva ditt kontor. Det kan vara så enkelt som en ny register, ett kalkylblad spårningsinformation eller hur man håller Harry hund hund från att veta när chefen är på kontoret, särskilt när chefen vill vara ensam.