Hur man organiserar en Lateral arkivet

Hur man organiserar en Lateral arkivet


Det är inte svårt att organisera en lateral skåp fil, men för att få största möjliga nytta av det, finns det några saker att tänka på innan du börjar arkivering. Även om en sidoarkivskåp erbjuder större flexibilitet än en vertikal arkivskåp, kommer du fortfarande behöver för att planera hur man organiserar dokument på ett sätt som passar dina behov.

Instruktioner

1 Placera skåpet i den riktning som du vill att dina filer inför. Med en lateral skåp fil har du val av filer åt vänster, filer inför rätta eller filer framåt.

2 Sätt sido fil skenor om du har valt att ha dina filer framåt. Använda skenorna att dela bredden på varje fil låda i sektioner dimensionerade för att rymma bredden av de expanderbara hängmappar.

3 Sätt i expanderbara hängmappar i din sidoskåp fil, vänd i den riktning du har valt.

4 Skapa fil etiketter genom att skriva en kategori titel på varje etikett. Sätt filen etiketter i alfabetisk ordning eller någon ordning som känns bäst för dina behov. Fäst filen etiketter de expanderbara hängmappar, placera den första etiketten längst till vänster av den första expanderbara hängande fil. Placera etiketten på nästa hängande filen så att den sitter till höger om den första etiketten. Fortsätt tills alla dina filer är märkta. När du kommer till längst till höger i en hängande fil, om du har fler kategorier kvar, börja backa längst till vänster igen.

5 Label expanderbara mappar för underkategorier genom att skriva en underkategori titel på fliken längst upp i varje mapp. Placera mappar i häng filen märkt med lämplig kategori. Till exempel, om du har skapat en hängande fil med kategorin "skatter," etikett mappar för varje beskattningsår.

6 Sortera dina dokument och arkivera dem i respektive kategori och underkategorin filer.